Rejestry i archiwa

Rozdział 2

Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją
Art. 5.
1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie:
1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych;
2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu.

Art. 6.
1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.
2. W organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyłączeniem wymienionych w ust. 2a, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1, wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji.
2a. Przepisów ust. 2 nie stosuje się do:
1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;
2) organów powiatu i starostw powiatowych;
3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich,
4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.
2b. Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określi, w drodze rozporządzenia, dla organów i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a:
1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki;
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum.
2c. W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2b, należy uwzględnić potrzebę zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
3. W odniesieniu do organów posiadających archiwa wyodrębnione nie ma zastosowania przepis ust. 2.

Art. 7.

Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane; nie mogą być też, poza wypadkami określonymi w ustawie, przekazywane innym jednostkom organizacyjnym niż określone w art. 22.

Art. 12.
Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały archiwalne, są obowiązane zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów.

Rozdział 3
Państwowy zasób archiwalny
Art. 15.
1. Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:
1) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;
1a) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;
2) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

Art. 16.
1. Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki. Udostępnianie materiałów archiwalnych dla powyższych potrzeb jest bezpłatne.
2. (uchylony).
2a. Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania, prowadzenia kwerend, kopiowania, przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych oraz konserwacji materiałów archiwalnych na potrzeby, o których mowa w ust. 1. Archiwa państwowe mogą również prowadzić działalność usługową, polegającą na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Art. 17.
1. Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia.
1a. Niezależnie od wieku materiałów archiwalnych można, w drodze decyzji, odmówić ich udostępnienia, jeżeli:
1) ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie;
2) udostępnienie miałoby spowodować naruszenie:
a) prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli,
b) tajemnic prawnie chronionych.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, może określić szczególne wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, uwzględniając wymogi, o których mowa w ust. 1a pkt 2.

B) Zarządzenie Nr 13 Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego
z dnia 8 grudnia 2003 r.
w sprawie archiwów zakładowych w sądach administracyjnych

C) Zarządzenie Nr 2 Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego
z dnia 28 stycznia 2004 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Naczelnym Sądzie
Administracyjnym